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Réaliser un guide de procédures : enjeux, méthode, outils

Numéro 431 Administration générale Un ouvrage de M Jean-Marie Reynaud  et Mme Jessica Vanoli mai 2004 ISBN : 2-84130-523-6 Envoyer cette page à un ami Commandez cet ouvrage (Règlement par CB, chèque bancaire ou mandat administratif)

59 €

La performance et la qualité des services publics sont souvent liées à la formalisation des pratiques. Il est difficile de bien faire si l'on n'écrit pas ce que l'on fait : tel est l'enjeu du guide de procédures. Mais passer de l'oral à l'écrit est un grand changement.

Rédiger les procédures d'une collectivité territoriale implique une transformation des mentalités, la mise à plat de l'existant, l'ouverture à plus de transparence. C'est donc un véritable projet, avec des enjeux et des risques, qui nécessite une réflexion préalable, un découpage en étapes identifiées et validées, l'implication de moyens humains et financiers, l'utilisation d'une méthode rigoureuse et d'outils adaptés.

L'objectif de ce dossier est d'apporter les éléments essentiels concernant la mise en place d'un guide de procédures, son contenu, son architecture et sa formalisation.

En cernant les écueils à éviter, il apporte ainsi une aide méthodologique et un gain de temps pour toutes les collectivités, y compris celles qui ne disposent pas d'un service spécifique mais qui veulent se lancer dans cette démarche.

120 pages

Extrait du sommaire

Partie 1 : Un environnement suscitant la formalisation de procédures

Partie 2 : Le guide de procédures : définition, finalités et facteurs clés de succès

Partie 3 : Le guide de procédures : un contenu formalisé

I - Le champ du guide

II - L'architecture du document

III - La fiche de définition de la procédure

IV - Le graphe de la procédure

V - Les outils informatiques

Partie 4 : Le guide de procédures : un projet à part entière

I - Les moyens nécessaires au développement du projet

II - Le recueil des informations

III - Les outils d'élaboration du guide

Partie 5 : L'édition du guide de procédures et sa mise à jour

I - Édition

II - Diffusion

III - Actualisation

Partie 6 : Un exemple de démarche

I - Les étapes

II - Le calendrier

Partie 7 : Le recours à un cabinet d'audit est-il judicieux ?

I - Les avantages d'une solution externe

II - Les risques liés à une sous-traitance

III - Les critères de choix du recours à un cabinet conseil externe

Partie 8 : Le guide de procédures et la démarche qualité

I - La définition de la qualité

II - Les normes ISO

III - Les certifications

Annexes : Exemples de procédures

- Procédure d'engagement de la dépense
- Procédure de gestion en autorisations de programmes
- Procédure de recrutement externe
- Procédure de mobilité interne
- Procédure d'attribution de subventions
- Procédure de commande de fournitures de bureau

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